Un travail utopique serait de n’avoir à gérer d’autre que son coeur de métier. Mais la vie professionnelle n’est malheureusement pas du même avis. Que l’on soit salarié ou indépendant, nous aurons toujours des tâches répétitives, que nous n’avons pas envie de faire et qui plombent notre productivité.
Une solution à tout cela est l’AUTOMATISATION ! (ou laisser pourrir ces tâches mais c’est trop souvent impossible)
L’automatisation est devenue une clé pour augmenter la productivité, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les indépendants. À mesure que les outils numériques évoluent, de plus en plus de solutions deviennent accessibles pour automatiser des tâches répétitives et chronophages. Dans cet article, nous vous présenterons les outils d’automatisation essentiels pour 2025, couvrant la gestion de newsletters, la gestion de tâches et les systèmes CRM (Customer Relationship Management). Je vous proposerai des solutions pour vous accompagner dans la mise en place de ces solutions.
Pourquoi adopter l’automatisation dès le départ de l’activité ?
Les avantages de l’automatisation vont bien au-delà du simple gain de temps. Elle permet de :
- Réduire les erreurs humaines dans les tâches répétitives ;
- Améliorer l’efficacité en libérant du temps pour des activités à haute valeur ajoutée ;
- Accroître la satisfaction des clients en répondant plus rapidement et de façon plus cohérente ;
- Rationaliser les coûts en diminuant le besoin d’interventions manuelles.
Ces bénéfices sont à la portée des PME et indépendants si les outils d’automatisation sont faciles à déployer et accessibles financièrement. Il existe une multitude de services dans les domaines que j’ai cité ci-dessus et chacun possède sa clientèle cibles avec leurs besoins spécifiques. Un outil mal calibré à vos besoin risque d’avoir l’effet inverse souhaité.
Voyons maintenant quels outils privilégier pour faire décoller votre productivité suivant le domaine.
Automatiser votre communication avec une newsletter
L’automatisation des newsletters est un moyen puissant de rester en contact avec vos clients sans effort manuel constant. Voici quelques outils accessibles et efficaces :
- Brevo (ex-SendinBlue) : Idéal pour les PME, cet outil permet de créer et d’automatiser des campagnes de newsletters avec des modèles personnalisables et des rapports détaillés pour analyser les performances.
- Mailchimp : Populaire et simple à utiliser, Mailchimp offre une option d’automatisation pour envoyer des e-mails segmentés et programmés.
- HubSpot (jamais utilisé personnellement mais je m’y intéresse) : Bien que plus avancé, HubSpot intègre des fonctionnalités d’automatisation adaptées aux petites entreprises, permettant de personnaliser les envois en fonction des actions des utilisateurs.
Bien que automatiser votre newsletter ne soit pas indispensable, la mienne ne l’est pas encore, il devient primordial de le faire dès que vous prenez un peu de notoriété.
Ces outils vous permettent de programmer des newsletters régulières pour fidéliser votre audience, mais aussi des campagnes de bienvenue pour les nouveaux abonnés, des rappels d’abandon de panier pour les e-commerces, etc .
Optimisez votre organisation avec la gestion de tâches automatisée
La gestion de tâches est une autre sphère où l’automatisation peut apporter une grande différence. Plutôt que de perdre du temps à organiser manuellement chaque tâche, laissez des outils de gestion automatiser les rappels et les flux de travail.
- Trello : Simple et visuel, Trello permet de créer des tableaux (Kanban) pour chaque projet. Avec des automatisations via les “Butler Rules”, vous pouvez automatiser le déplacement des cartes ou les notifications. Une version gratuite propose pas mal de chose mais l’automatisation devient puissante avec des plans payants.
- Asana : Permet d’automatiser les rappels et les notifications pour vous et vos équipes, et de suivre l’évolution des projets avec des diagrammes de Gantt et des vues de calendrier.
- Airtable : Un outil tout-en-un qui permet de gérer des tâches, des documents et des objectifs… C’est bien plus qu’un simple gestionnaire de tâche, c’est un outil très puissant permettant de créer des applications de toutes pièces. J’en parlerai plus en détail dans le dernier point mais je le place ici car la plupart des utilisateurs ne survole que Airtable pour la gestion de leurs tâches et leurs notes
Astuce : Pour gérer efficacement votre temps, programmez des automatisations pour organiser les priorités, attribuer automatiquement des tâches répétitives et recevoir des rappels sur des échéances importantes.
Améliorez la relation client avec un CRM automatisé
Les CRM sont devenus indispensables pour suivre les interactions avec les clients, mais leur véritable potentiel se révèle avec l’automatisation. En 2025, voici les solutions à explorer :
- HubSpot CRM : Ce CRM propose des automatisations gratuites pour envoyer des e-mails, assigner des tâches à vos équipes, et suivre les interactions avec les clients, et vous l’aurez compris s’intègre parfaitement avec HubSpot.
- Axonaut : Cet outil a été mon CRM pendant très longtemps bien qu’il conviendrait plus à une TPE ou PME. Il permet de gérer les contacts, les projets, les plannings, les stocks, la facturation et le paiement en ligne. Très complet mais en tant que dev, j’ai monté la même chose, qui correspond plus à mes besoins avec Airtable. Autre point important, son prix ! Plus de 300 euros/an ce qui peut rester conséquent pour un indépendant surtout en début d’activité.
- Airtable: Pour les mêmes raisons citées ci-dessus, cet outil permet de créer des applications avec des flux d’automatisation pour des tâches simples, telles que la gestion de leads et le suivi des opportunités… Tout est possible. Depuis peu, les interfaces ont vu le jours permettant de créer nos propres tableaux de bord, listes, … un must. Attention seulement toutes les meilleurs fonctionnalités sont payantes et peuvent être chères pour un indépendant
- Freebe.me : découverte il y a quelques mois, c’est la grande surprise ! Application orientée pour les auto-entrepreneurs. Elle se veut simple, idéale pour ne pas perdre de temps et aller à l’essentiel quand on est solo. Elle propose la création des factures, le suivi de projets, et surtout le paiement en ligne. Tout cela pour un tarif plus que raisonnable. Je l’accompagne avec Airtable pour ma part pour un suivi plus poussé des tâches et projets car j’utilise Airtable depuis très longtemps. En cliquant sur le lien vous pouvez avoir un mois offert pour découvrir Freebe.me
Pourquoi utiliser un CRM ?
Utilisez les automatisations CRM pour envoyer des remerciements après un achat, proposer des services complémentaires en fonction de l’historique client, proposer la facturation électronique et le paiement en ligne, suivre les échanges clients ou rappeler aux prospects de finaliser leur inscription… Selon l’outil et vos besoins la liste peut être longue et bien différente.
Bien définir les besoins présents et anticiper les futurs pour choisir son outil
Avant de plonger dans l’automatisation, il est crucial de bien identifier les besoins actuels de votre entreprise tout en anticipant ceux à venir. Par exemple, une PME en croissance rapide pourrait commencer avec un outil de gestion de tâches simple, mais en prenant en compte une possible expansion, elle pourrait préférer une solution plus évolutive comme Asana ou ClickUp. De même, pour un CRM, il est pertinent de penser aux fonctionnalités que vous pourriez exploiter à l’avenir, comme la segmentation avancée ou les intégrations avec d’autres systèmes. Cette démarche proactive permet d’optimiser votre investissement et d’éviter des changements coûteux en pleine croissance. En prenant le temps de définir vos besoins actuels et futurs, vous garantissez que l’outil choisi pourra vous accompagner durablement dans votre évolution.
Définir vos besoins d’automatisation avec précision peut sembler complexe, mais en sollicitant l’aide de vos utilisateurs finaux et d’un chef de projet ou d’un consultant externe, vous bénéficierez de perspectives essentielles. Les utilisateurs finaux, ceux qui interagiront quotidiennement avec les outils, peuvent apporter des retours pratiques et des attentes spécifiques qui amélioreront la pertinence des choix. Un consultant spécialisé, quant à lui, vous apportera une vision d’ensemble et une expertise en veille technologique, indispensable pour anticiper les évolutions de votre secteur et sélectionner des solutions évolutives.
Pour ma part, en tant que chef de projet, consultant, développeur spécialisé en automatisation et solutions digitales pour PME, mon rôle va bien au-delà de la mise en place technique. Je m’engage à analyser vos besoins spécifiques en profondeur, à les confronter aux meilleures solutions disponibles, et à vous conseiller pour chaque étape du processus. Ensemble, nous établissons un plan d’action clair et sur mesure, garantissant que les solutions choisies soient non seulement adaptées à votre organisation actuelle, mais également prêtes à soutenir votre croissance future.
Conclusion
En intégrant des solutions d’automatisation dans votre quotidien, vous pouvez décupler votre productivité et offrir une expérience client de grande qualité tout en réduisant votre charge de travail. Ces outils vous permettent de rester compétitif et de consacrer davantage de temps aux activités créatrices de valeur.
Besoin d’aide pour choisir et mettre en place ces outils d’automatisation ? Contactez-moi dès aujourd’hui pour découvrir comment l’automatisation peut transformer votre quotidien professionnel.